PENGELOLAAN KOLEKSI MUSEUM

MATERI PEMBELAJARAN

MK ARSIP, MUSEUM DAN DOKUMENTASI

Pertemuan Ke-13 Work from Home

Semester Genap (IV) | Rabu | 22 April 2020

PENGELOLAAN BENDA KOLEKSI MUSEUM 

Moh. Ali Fadillah

Rangkaian kegiatan pengelolaan koleksi terdiri dari pengadaan, registrasi, inventarisasi, perawatan, penelitian dan penyajian koleksi di ruang pamer atau disimpan pada ruang penyimpanan koleksi.  Kegiatan pengadaan koleksi dimulai dengan perencanaan pengadaan dengan mengacu kepada tema pokok dan tema khusus yang telah ditetapkan oleh museum sesuai dengan SOP lembaga. Pada umumnya benda-benda bakal koleksi museum dapat diperoleh melalui beberapa cara, yaitu dari hasil survey dan ekskavasi arkeologi, penelitian bawah air (underwater archaeology), temuan tidak sengaja oleh penduduk, benda warisan keluarga, barang sitaan, dan cara lain yang secara hukum dibenarkan. Benda-benda bakal koleksi museum itu dapat diperoleh melalui pembelian, hibah, ataupun sebagai titipan dari pemiliknya. Proses selanjutnya adalah penanganan koleksi,\ yang dilakukan melalui tahapan: pengadaan koleksi, penyimpanan, registrasi dan inventarisasi, perawatan, penyimpanan, penelitian dan penyajian koleksi.

Registrasi dan Inventarisasi Koleksi

Seluruh benda bakal koleksi museum pada tahap pengadaan harus mendapat perlakuan yang sama dalam proses pengadministrasiannya, yaitu registrasi dan inventarisasi koleksi. Registrasi dan inventarisasi koleksi merupakan serangkaian kegiatan yang terdiri dari pencatatan dan pendeskripsian hal ikhwal benda koleksi, mencakup asal-usul, pemilik pertama, proses masuk atau alih kepemilikan, dan kondisi fisik saat pengadaan atau penerimaan, yang dilengkapi dengan bukti-bukti foto dan gambar berskala atau metrik yang diuraikan secara singkat, padat dan jelas. Proses pemasukan data bakal koleksi museum (entry data) dilakukan untuk menjamin tertib administrasi pengadaan koleksi serta kelengkapan data tentang koleksi. Oleh karena itu proses registrasi dan inventarisasi koleksi harus dilakukan secara seksama dengan menggunakan alat bantu berupa kartu katalog baik secara konvensional, yaitu dengan menggunakan bahan cetakan (buku / kertas) yang nantinya akan dialihkan ke dalam bentuk database koleksi digital dengan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan.

Inventarisasi koleksi merupakan tahapan kegiatan pencatatan setelah dilakukan registrasi terhadap koleksi museum. Pada prinsipnya inventarisasi koleksi merupakan kegiatan pencatatan benda-benda yang telah ditetapkan menjadi koleksi museum ke dalam Buku Inventaris Koleksi, yang dilakukan dengan mengacu pada sebagian dari informasi atau data yang telah tercatat pada Buku Induk Registrasi Koleksi. Pada tahap ini, selain pada buku inventaris, informasi atau data benda koleksi juga dicatat pada kartu inventaris. Perbedaannya dengan Buku Induk Registrasi, pada Buku Inventaris dan Kartu Inventaris tidak mencantumkan harga, tetapi tercatat uraian tentang benda koleksi secara detil dan lebih lengkap sesuai dengan hasil pengamatan atau penelitian awal terhadap benda koleksi. Contoh format Buku Induk Invenaris dan Kartu Inventaris Koleksi dapat dilihat pada lampiran.

Secara garis besar, dilihat dari tahapan kerjanya, kegiatan registrasi dan inventarisasi koleksi museum, meskipun ada perbedaan dalam penekanan, namun menunjukkan beberapa persamaan, yaitu dalam penomoran, klasifikasi, katalogisasi, pengukuran dan pencatatan lainnya. Tahapan kegiatan yang paralel antara registrasi dan inventarisasi dilakukan melalui tahapan kerja sebagai berikut: penomoran, klasifikasi, katalogisasi, pengukuran (dimensi & bobot) koleksi, dan pemotretan, termasuk pembuatan gambar detil.

Beri komentar:

Aplikasi apa yang dianggap standar untuk kegiatan entry data bakal koleksi museum, khususnya untuk deskripsi, info grafis ataupun dokumen foto, barangkali ada inovasi dari TIK ...?

Konservasi Benda Koleksi

Dalam pengelolaan museum, perawatan benda koleksi merupakan unit kegiatan yang bersifat tetap dan berkelanjutan. Hal ini dikarenakan benda-benda koleksi lebih-lebih yang terbuat dari bahan organik rentan terhadap karusakan, baik karena faktor alamiah maupun tindakan manusia. Oleh karena itu perawatan benda koleksi merupakan upaya untuk menghambat proses kerusakan atau pelapukan dan menjaga agar tetap berada pada kondisi yang baik, sesuai dengan aslinya.

Untuk melakukan perawatan koleksi, terlebih dahulu harus diperhatikan kondisi fisik dari  benda koleksi seperti sifat, jenis, dan lingkungan di mana koleksi ditempatkan. Tidak sedikit benda koleksi yang mempunyai sifat tidak mudah diperbaharui bahkan tidak terbarukan. Hal ini disebabkan karena dari bentuk, jumlah dan jenisnya memang mudah rusak. Demikian pula dilihat dari jenis bahannya, banyak benda koleksi baik dari bahan unorganik maupun organik tidak mendapat perawatan sebagaimana mestinya. Sedangkan dalam hal lingkungannya, kondisi koleksi museum ditentukan pula oleh lingkungan makro (lingkungan sekitar museum) maupun lingkungan mikro (tempat penyajian dan penyimpanan).

Dilihat dari jenis tindakannya, perawatan koleksi museum dapat dilakukan secara preventif (pencegahan) dan secara kuratif (penanggulangan). Tindakan preventif merupakan upaya menjaga koleksi dari kerusakan akibat fumigasi, perawatan rutin, dan pengendalian lingkungan mikro. Sedangkan tindakan kuratif merupakan upaya rehabilitasi terhadap kerusakan sebagai akibat pelapukan melalui perbaikan, pembersihan dan pengolesan bahan insektisida. Kegiatan perawatan koleksi di museum harus mengikuti prosedur standar dengan memperhatikan keaslian dan juga teknis. Untuk melakukan tindakan kuratif perlu diterapkan prosedur diagnostik yang standar, yaitu: studi teknis perawatan, pelaksanaan perawatan, dan evaluasi hasil perawatan.

Beri komentar ringkas:

Dalam kegiatan konservasi atau perawatan benda koleksi seringkali human error menjadi faktor utama dari kegagalan. Menurut Saudara, kompetensi apa saja yang perlu dimiliki seorang konservator museum...!?

Tindakan Pasca-Perawatan

Sesudah melalui tahap perawatan, koleksi perlu ditangani dengan baik mencakup satu seri tindakan, yaitu: (1) penyimpanan, (2) pemantauan dan (3) evaluasi. Kegiatan penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan kondisi obyek dan lingkungan tempat benda koleksi disimpan pada lemari, rak atau tempat lainnya. Kegiatan pemantauan merupakan pengawasan untuk melakukan penilaian terhadap hasil perawatan koleksi yang meliputi kondisi benda, efektivitas bahan konservan, dan dampak negatif yang mungkin timbul akibat tindakan perawatan. Pemantauan dilakukan secara berkala. Sedangkan kegiatan evaluasi adalah melakukan penilaian secara keseluruhan terhadap kebijakan perawatan koleksi. Hasil evaluasi dapat digunakan untuk merumuskan kembali kebijakan perawatan, rencana kerja, dan pengembangan metode dan teknik perawatan koleksi.

Penyimpanan koleksi merupakan mata rantai kegiatan pengelolaan koleksi. Penyimpanan yang baik dapat melindungi koleksi dari berbagai risiko seperti  kehilangan, kerusakan dan bencana baik secara alamiah maupun karena kelalaian maupun tindakan manusia yang tidak bertanggung jawab. Benda-benda koleksi museum biasanya disimpan pada ruang khusus (collection storage) atau ruang penyimpanan permanen. Penyimpanan koleksi yang tidak permanen dilakukan pada ruang pamer (permanen exposition room), ruang perawatan (conservation room) dan juga ruang penelitian koleksi (collection study room).

Keberadaan gudang penyimpanan koleksi sangat penting bagi sebuah museum, karena dari keseluruhan benda koleksi yang ditetapkan sebagai koleksi tidak semua dapat dipamerkan. Lebih-lebih untuk museum yang memiliki koleksi dalam jumlah besar baik secara kuantitas maupun dari jenisnya. Sekurang-kurangnya ada tiga kelompok kegiatan yang terkait dengan penyimpanan koleksi, yaitu penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran koleksi.

Beri komentar ringkas:

Ruang pamer permanen juga berfungsi sebagai ruang penyimpanan, tetapi seringkali perawatannya terabaikan terutama bagi koleksi museum yang berada di ruang pamer terbuka. Bisa memberikan contoh ...!

Referensi:

Sutaarga, Moh. Amir. 1998. Pedoman Penyelenggaraan Permuseuman, Jakarta: Depdikbud.

PP No. 19 Tahun 1995 tentang Pemeliharaan dan Pemanfaatan Benda Cagar Budaya di Museum.

Permendikbud No. 34 Tahun 2017 tentang Standar Kompetensi Kerja Khusus Kurator Museum